Pourquoi c’est important ?
Dans un établissement médical, qu’il s’agisse d’un centre, d’un cabinet libéral, d’une clinique ou d’un hôpital privé ou public, l’accueil des patients est un élément essentiel. Le secrétariat médical est en charge de nombreux rôles, qui ne peuvent être négligés :
- Accueil, renseignements et orientation dans les locaux
- Prise et gestions des rendez-vous (téléphoniques ou sur place)
- Gestion des documents administratifs, saisie informatique, planning, envoi de comptes-rendus, gestion du courrier, etc.
- …
Le secrétaire médical est souvent le premier et le dernier contact d’un patient, et c’est sur lui que repose toute l’activité. Il serait indispensable que plusieurs rendez-vous soient pris en même temps, que l’on perde les résultats d’analyse d’un patient ou, pire, qu’on les confonde avec ceux d’un autre.
Il est donc indispensable pouvoir compter sur une personne professionnelle et fiable.
Mais la qualité de l’accueil repose aussi sur un équipement qui facilitera le travail. Il s’agit d’un poste informatique avec des logiciels adaptés, d’une location de standard téléphonique avec un casque, permettant de répondre rapidement et te tenir des conversations claires, d’un bureau parfaitement organisé et de classeurs pour conserver précieusement les dossiers.
Les qualités d’un(e) bon(ne) secrétaire médical(e) ?
Outre avoir suivi une formation avec succès et connaitre un minimum le domaine médical et ses termes, le responsable d’un secrétariat médical doit disposer de nombreuses qualités naturelles.
Parce qu’il sera le premier et dernier contact, il se doit d’être aimable, souriant, rassurant, avenant… Idéalement, le secrétaire médical est aussi physionomiste et saura se souvenir des patients, surtout les plus réguliers. C’est une preuve d’attention, mais cela permet aussi d’éviter des situations gênantes, comme demander ses projets d’avenir à un patient en phase terminale.
Un secrétaire médical fait face à beaucoup de personnalités, différentes, parfois en détresse. Il doit donc être patient et savoir gérer les conflits. Il doit aussi savoir se faire discret, car comme tout professionnel de santé, il est soumis au secret médical.
Enfin, une bonne polyvalence, une organisation hors pair et une bonne mémoire seront la clé pour réussir dans ce métier.
